Feuille de temps RS&DE : le suivi du temps que l’ARC attend

Le programme RS&DE rembourse jusqu’à 35 % des dépenses de recherche des sociétés privées sous contrôle canadien. Les salaires en sont le premier poste, et l’ARC ne les accepte que si le temps de chaque personne est réparti entre travaux de RS&DE et autres travaux, selon une méthode qui fonctionne toute l’année. Kangaruu tient cette feuille de temps au jour, la recoupe avec votre Git et la remet à votre conseiller, prête pour le formulaire T661.

Recevoir le modèle gratuit de feuille de temps RS&DE (Excel)

Ce que l’ARC demande sur le registre de temps des employés

La politique de l’ARC sur les salaires (version du 28 janvier 2025) ne fixe pas de format, mais elle pose des conditions précises :

• Une méthode de répartition pour chaque personne qui fait de la RS&DE et autre chose : la part admissible du salaire est celle du temps consacré à la RS&DE sur le temps total de l’année.
• Un système qui fonctionne tout au long de l’année, avec des contrôles que l’examinateur peut vérifier. Une répartition faite en fin d’exercice ne remplit pas cette condition.
• Des feuilles de temps individuelles qui séparent la RS&DE du reste : l’ARC les tient pour « une bonne source » de justification. Si les codes de temps suivent vos projets d’affaires plutôt que vos projets de RS&DE, d’autres preuves peuvent être exigées.
• Le temps directement consacré à la RS&DE, distingué du temps de supervision et de soutien : c’est lui qui compte pour la méthode de remplacement.
• La règle de « la totalité ou presque » : à 90 % du temps ou plus, tout le salaire est admissible, à condition d’en avoir une preuve pour chaque employé, appréciée sur l’année d’imposition.

Pourquoi le temps est devenu le point faible des demandes

Les examens de l’ARC portent de plus en plus sur le détail du temps : qui a travaillé, sur quelle incertitude technologique, quel jour, et combien d’heures. Un pourcentage estimé par le dirigeant, ou un tableur rempli de mémoire au moment de la déclaration, ne répond à aucune de ces questions. Le poste des salaires est alors réduit, et avec lui le crédit remboursable.

Kangaruu, le logiciel de suivi des heures pour la RS&DE

• Une saisie d’une minute par jour, avec un rappel sur le téléphone à l’heure choisie, au quart d’heure près.
• Des projets de RS&DE, et non des projets d’affaires : chaque heure est rattachée à un projet et à une tâche, et le reste du temps à « Autres activités ». Tout le temps est couvert, c’est ce qui rend la part de RS&DE crédible.
• Le temps directement consacré distingué de la supervision et du soutien, ligne par ligne, pour la méthode traditionnelle comme pour la méthode de remplacement.
• Les jours fériés de votre province et les absences, pour que les heures attendues soient justes.
• Un mois validé puis verrouillé, avec un PDF daté au nom du valideur : c’est le contrôle vérifiable que demande l’ARC.
• Le recoupement avec Git : chaque commit apparaît sous la journée de son auteur, et la feuille de temps sort avec son annexe « activité corroborée ». C’est de l’information produite naturellement par le travail, celle que l’ARC accepte en appui. La preuve du temps R&D.
• La feuille RS&DE par personne et par année d’imposition : part de temps admissible, test des 90 %, total prêt à reporter dans la partie salaires du T661.

Au Québec : RS&DE fédéral et CRIC

Au Québec, le crédit d’impôt à la recherche et à l’innovation (CRIC) de Revenu Québec s’ajoute au RS&DE fédéral. Les deux s’appuient sur le même temps de travail : une seule feuille de temps sert aux deux demandes, et Kangaruu est en français.

Vos données et la Loi 25

Vos données sont hébergées en France, chez un hébergeur européen. Avant de communiquer des renseignements personnels hors du Québec, la Loi 25 vous demande une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et une entente écrite : nous vous fournissons les deux, prêtes à signer. Chaque entreprise ne voit que ses données, et chaque employé que ses propres lignes. La sécurité de Kangaruu.

Prix en dollars canadiens

• Temps : 12 $ CA par utilisateur et par mois, avant taxes. Saisie au jour, rappels, validation mensuelle, feuille RS&DE par année d’imposition.
• Temps & Preuve : 19 $ CA par utilisateur et par mois, avant taxes. Tout le palier Temps, plus le recoupement avec Git et le PDF daté de chaque mois validé.
• RS&DE clé en main : un forfait de 7 500 $ CA par demande, avec Compass Financement. La RS&DE clé en main.

Essai gratuit de 15 jours, sans carte de crédit. L’accès en lecture de votre conseiller RS&DE est gratuit.

Ce que Kangaruu ne fait pas

Kangaruu ne rédige pas la description technique du T661, ne juge pas l’admissibilité de vos projets et ne dépose pas votre demande. C’est le travail de votre conseiller RS&DE : il reçoit un accès en lecture à vos feuilles de temps, sans ressaisie. Kangaruu pour les cabinets.

Vous n’avez pas de conseiller ? Compass Financement monte la demande à votre place depuis Montréal, à partir de vos temps : audit technique, T661, formulaires du Québec et accompagnement en examen. La RS&DE clé en main.

Groupes franco-canadiens

Une entreprise qui déclare le CIR en France et la RS&DE au Canada tient ses temps dans un seul outil : mêmes projets, mêmes feuilles, une restitution par administration. Le suivi des temps CIR.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle de feuille de temps RS&DE ?

L’ARC n’impose aucun modèle. Le nôtre suit ses règles : une feuille par employé et par mois, le temps directement consacré séparé du soutien, les autres travaux, et le test des 90 % sur l’année d’imposition. Recevoir le modèle de feuille de temps RS&DE.

Quelle documentation RS&DE garder en plus des feuilles de temps ?

L’ARC cite les registres des ressources affectées au projet, les journaux d’activité et les registres de paie, à côté des procès-verbaux, des données d’essai et des rapports d’avancement. Votre historique Git en fait partie : il est produit par le travail lui-même.

La feuille de temps est-elle obligatoire pour la RS&DE ?

Non. Mais sans elle, il faut d’autres preuves qui tiennent toute l’année : plans de développement, résumés de superviseurs mis à jour régulièrement, procès-verbaux, carnets de projet. La feuille de temps reste la plus simple à défendre.

Un employé qui fait presque uniquement de la RS&DE doit-il saisir son temps ?

Oui : c’est la preuve qu’il atteint 90 % de son temps, la condition pour que tout son salaire soit admissible.

Nos tickets Jira suffisent-ils ?

Rarement seuls. Ils suivent vos projets d’affaires et ne disent pas combien d’heures chaque personne y a passé. Ils sont en revanche une bonne preuve d’appui, à côté de la feuille de temps.

Peut-on reconstituer l’année au moment de la déclaration ?

C’est possible, mais c’est la pièce la plus fragile du dossier : l’ARC attend un système qui fonctionne pendant l’année, pas après.

La même feuille vaut-elle pour le CRIC ?

Oui : le CRIC et le RS&DE reposent sur les mêmes salaires de recherche, donc sur le même temps.

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Sources : ARC, Politique sur les traitements ou salaires de la RS&DE (sections 7.3.4, 8.2, 13.3 et 13.4) ; ARC, Se préparer à faire une demande ; guide T4088 du formulaire T661.